12 astuces pour vous dégager du temps libre

A nous écouter la phrase « j’ai pas le temps » rythme notre vie. Notre course contre la montre nous amène à repousser sans cesse ce verre avec les anciens de notre école prévue depuis des années. De même pour cette envie de se mettre au sport qui nous revient chaque fois que l’on prend un gâteaux un peu trop riche à midi. Et ne parlons même pas des rêves de voyages ou des ballades en familles repoussées ou perturbées.

Pourtant, de simples petites habitudes pourraient nous aider à retrouver un peu de ce temps qui nous manque. Découvrons ainsi quelques bonnes pratiques qui pourraient sauver notre agenda.

Temps en famille

1. Optimiser ses temps de transports

Si vous vivez dans une grande agglomération ou réalisez de nombreux déplacements, les transports sont de grands consommateurs de temps et d’énergie. Or de nombreuses applications vous permettent de reprendre le contrôle sur vos trajets. Vous pouvez ainsi prévoir les retards de trains et décaler votre départ pour la gare. En voiture, anticipez les heures d’embouteillages et calculez le temps de route nécessaire ainsi que l’itinéraire le plus optimal au moment de votre départ. Dans certaines villes en Europe, l’application Citymapper vous permet même de choisir le mode de transport qui sera le plus rapide. Pour aller encore plus loin, pourquoi ne pas profiter de vos transports pour lire ce livre que vous avez repéré depuis des mois ?

2. Aménager ses horaires

Solution ultime, se mettre d’accord avec son employeur pour aménager ses horaires peut être un vrai levier de productivité. Décalez vos horaires de bureau de manière à éviter les heures de pointes vous fera gagner du temps et de la sérénité. Optez également pour le télétravail les jours les plus chargés ou pour être présent plus tôt le soir pour votre famille.

3. Améliorer sa gestion des e-mails

Tueur de temps par excellence : l’e-mails. Tant décrié il est pourtant incontournable. Pour réduire son impact sur votre agenda cantonnez vous à consulter votre boîte de réception deux à trois fois par jour à des heures fixes. Prioriser les urgences vous aidera à dégager l’essentiel. Pour encore plus d’efficacité donnez leur des objets précis et percutants et rédigez des messages les plus concis et directs possible. Vous pourrez ainsi mieux évaluer leur priorité et obtenir des réponses plus rapides et claires de vos interlocuteurs.

4. Garder son focus en toute circonstance

Multiplier les actions en même temps est le meilleur moyen de perdre en efficacité. En effet, le temps de re-oncentration d’un tâche à l’autre vous fait perdre de précieuses secondes qui se cumulent et coûtent cher. Je ne parle même pas de l’épidémie de procrastination qui nous touche tous régulièrement. Sachez respecter le principe suivant : une tâche à la fois, par créneaux de deux heures maximum, avec une concentration maximale sur celle-ci. N’hésitez pas à écouter un peu de musique lounge pour vous aider à vous concentrer. Vous gagnerez rapidement en qualité d’exécution et terminerez certainement à temps votre projet pour pouvoir prendre ce fameux verre !

5. Limiter les réunions

Une réunion qui dérape et c’est tout votre agenda qui est à revoir. Veillez donc à en faire le moins possible et à privilégier les points individuels réguliers et rapides. Lorsqu’une réunion s’avère nécessaire prévoyez un ordre du jour et nommez un maître du temps qui veillera au strict respect des horaires. Si la discussion s’enlise ou digresse, invitez les protagonistes à poursuivre cette discussion en pause après la réunion - sans vous ?

6. Multiplier les pauses et se détendre

Comprenons nous, il ne s’agit pas ici de s’abonner à la machine à café et de délaisser son cher ordinateur au risque qu’il s’ennuie sans vous. Aménagez vous simplement des pauses toutes les deux heures au café ou par une ballade improvisée d’une dizaine de minutes dans le quartier. Vous renouvèlerez ainsi votre concentration et éviterez les tensions et maux de tête. Régulièrement, faites aussi quelques exercices très simples derrière votre bureau de manière à maintenir votre niveau d’énergie constant tout au long de la journée et rester efficace.

7. Bien choisir ses lieux de rendez-vous

En déplacement vous ne disposez pas de salles de réunion à proximité immédiate de votre bureau. Organisez vous donc afin que vos échanges se passent dans un lieu optimal pour votre agenda. Les bureaux de votre interlocuteurs sont loin ? suggérez un rendez-vous en ville dans un café … ou pourquoi pas à la gare ou l’aéroport si vous devez enchainer les transports. Très souvent des hotels à proximité proposent des salles de réunion que vous pouvez proposer à vos interlocuteurs.

8. Limiter les temps d'attente

A la poste ou au supermarché, que de minutes ne perd on en files d’attente et hésitations en tous genre. Anticipez donc ces moments en profitant des sites de e-commerce pour faire vos achats, réserver votre place de cinéma ou votre table au restaurant. En cas d’hésitations ceux-ci sont également riches en comparaisons et avis de consommateurs qui vous permettront de vous décider au plus vite.

9. Savoir se faire aider et dire non

Le temps nous manque souvent car on entreprends trop de choses à la fois. Déléguer certaines tâches du quotidien ou demander de l’aide à un collègue ou à son conjoint peut être simple et nous aider à se libérer du temps. En veillant à ce que ce soit valorisant pour l’autre, cela peut être également un moyen de bénéficier de certaines de ses aptitudes dont vous pourriez manquer. Evitez également la surcharge en apprenant à refuser du travail supplémentaire superflu ou une répartition des rôles mal équilibrés.

10. Prendre du recul sur ses tâches

Notre sacro-sainte « to-do liste » peut également être la source de bien des surcharges. Prenez du recul sur celle-ci et ne la consultez pas en permanence - évitez par exemple le post-it sur l’écran qui ne fera que vous distraitre. Priorisez les tâches, fixez vous des dates limites pour les tâches les plus importantes, laissez les autres en fond de liste. Ainsi vous vous concentrerez sur l’essentiel et celles qui seront sans cesse repoussez s’avéreront certainement pas si importantes que ça tous comptes faits ...

11. Piloter de près son agenda

Vous avez une idée claire de ce que vous avez à faire d’important et de quand vous devez terminer ? Très bien, chaque soir entrez le dans votre agenda du lendemain en affectant des créneaux de deux heures maximum par travail. Privilégiez les routines : créneaux pour lire ses e-mails, points d’équipe hebdomadaires, … Enfin tenez vous au maximum à ce que vous avez décidé. Cette maitrise précise de votre calendrier vous permettra de récupérer de nombreux créneaux pour vous-même.

12. Reprendre le contrôle de son téléphone

Deuxième source de surcharge après l’e-mail : le téléphone. Les deux sont même souvent liés. De manière similaire apprenez à réduire votre dépendance à l’outil en cessant de répondre aux appels et en vous aménageant des plages horaires pour répondre à ceux qui vous auront laissé un message. Coupez les notifications qui ne sont pas indispensables afin de limiter les distractions. Et surtout, quand vous n’en avez pas besoin - comme en réunion - laissez votre téléphone à votre bureau ou dans votre sac. Vous gagnerez en concentration et en efficacité.

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